Importare i docenti
Questa guida spiega come caricare in BiblioViva l'elenco dei docenti da un file. Serve a chi amministra BiblioViva; di solito si fa una volta, all'avvio, e poi quando cambia il corpo docente.
- Tempo: circa 10 minuti.
- Account:
admin. Un altro account può importare i docenti solo se la configurazione dei ruoli gli concede il permesso Importa utenti. Per rimuovere i docenti che mancano dal file serve anche il permesso Anonimizza. - Occorrente: l'elenco dei docenti in un foglio di calcolo (nome e cognome) e, se la scuola ha più gruppi di docenti, i gruppi già creati: vedere Impostare le classi.
La procedura è la stessa degli alunni, spiegata passo per passo in Importare gli alunni: questa pagina ne riporta solo le differenze. BiblioViva controlla tutto il file prima di scrivere qualcosa e importa soltanto se non ci sono errori.
Procedura
Preparare il file
- Premere Amministrazione, poi Importazioni, poi Docenti. Si apre la pagina Importa docenti.
- Nel riquadro Il modello del file scegliere le colonne e premere Scarica il modello.
- Aprire il modello con un foglio di calcolo e scrivere una riga per docente.
- Salvare il foglio in formato CSV.
Le colonne, con i nomi in inglese come nel modello:
| Colonna | Contenuto | Gruppo |
|---|---|---|
first_name, last_name | nome e cognome | obbligatorie |
card_number | il numero della tessera che il docente ha già | chiave |
external_id | il codice del docente nel registro | chiave |
email | l'indirizzo email | facoltativa |
group | il nome del gruppo docenti, per esempio Docenti | facoltativa |
Senza card_number BiblioViva genera una tessera per ogni docente; senza external_id chi è già in archivio si
riconosce dal nome. Senza la colonna group ogni docente entra nel gruppo docenti predefinito.
Caricare e controllare
- Nel passo File, nel campo File CSV, scegliere il file e premere Carica.
- Nel passo Colonne controllare l'abbinamento delle colonne, come per gli alunni.
- Nel campo Modalità scegliere Aggiungi e aggiorna. Scegliere Sincronizza docenti soltanto se il file è l'elenco completo dei docenti: chi manca dal file viene elencato e, con una conferma, rimosso. Gli alunni non vengono mai toccati.
- Premere Verifica il file e leggere la colonna Esito di ogni riga: Nuovo, Aggiorna, Invariato o Errore.
- Con la sincronizzazione, per togliere i docenti assenti dal file spuntare Rimuovi questi docenti dall'archivio (anonimizzazione immediata).
- Se ci sono errori, correggere il file, premere Torna alle colonne, caricarlo di nuovo e verificare ancora.
Attenzione. La rimozione cancella subito e per sempre nome, cognome, contatti, codice nel registro, numero di tessera e foto del docente. Non si può annullare. Chi ha prestiti in corso non viene rimosso.
Importare
- Premere Importa. Il passo Completato riassume i numeri: «… nuovi, … aggiornati, … invariati, … rimossi».
- Per le tessere dei nuovi docenti premere Stampa le tessere dei nuovi.
Risultato
I docenti sono in archivio, ciascuno nel suo gruppo e con la sua tessera. Il file originale resta conservato sul computer di BiblioViva e l'importazione compare nel Registro operazioni. Caricare di nuovo lo stesso file non crea doppioni.
Possibili problemi
- Il gruppo non viene riconosciuto: la riga segnala che il gruppo docenti non è stato trovato ed elenca i gruppi validi. Creare il gruppo con Nuovo gruppo docenti nella pagina Classi, oppure correggere il nome nel file.
- Un docente compare due volte: la riga segnala che la stessa persona è già alla riga indicata: togliere il doppione dal file.
- Due docenti hanno lo stesso nome e cognome: la pagina chiede di scegliere quale aggiornare, con Scegli l'utente, oppure Crea un nuovo utente.
- Per chi arriva da Koha: i docenti si estraggono con una query già pronta: vedere le istruzioni tecniche.