Importare i prestiti in corso
Questa guida spiega come riportare in BiblioViva i libri che al momento sono in prestito, quando si passa da un altro programma. Serve a chi amministra BiblioViva; si fa una volta sola, il giorno del passaggio.
- Tempo: circa 20 minuti.
- Account:
admin. Nessun altro account può importare i prestiti. - Occorrente: l'elenco dei prestiti in corso, con il numero della tessera e il codice a barre della copia di ciascuno; gli alunni, i docenti e il catalogo già importati.
Ogni prestito importato mantiene la data e la scadenza originali; quelli già scaduti compaiono subito tra i ritardi. BiblioViva controlla tutto il file prima di scrivere qualcosa e importa soltanto se non ci sono errori.
Procedura
Prima di cominciare
- Importare gli alunni: vedere Importare gli alunni.
- Importare i docenti: vedere Importare i docenti.
- Importare il catalogo: vedere Importare il catalogo.
Il file dei prestiti si riferisce a persone e libri già presenti: senza i passi precedenti ogni riga sarebbe un errore.
Preparare il file
- Premere Amministrazione, poi Importazioni, poi Prestiti in corso. Si apre la pagina Importa i prestiti in corso.
- Nel riquadro Il modello del file scegliere le colonne e premere Scarica il modello.
- Aprire il modello con un foglio di calcolo e scrivere una riga per prestito.
- Salvare il foglio in formato CSV.
Le colonne, con i nomi in inglese come nel modello:
| Colonna | Contenuto | Gruppo |
|---|---|---|
card_number | il numero della tessera dell'utente, già importato | obbligatoria |
barcode | il codice a barre della copia, già importata | obbligatoria |
issued_on | la data del prestito, AAAA-MM-GG o GG/MM/AAAA; se manca, oggi | facoltativa |
due_on | la scadenza, nello stesso formato; se manca, si calcola come al banco | facoltativa |
Senza la colonna due_on la scadenza si calcola con le regole dei prestiti e il calendario: vedere
Impostare le regole dei prestiti.
Caricare e controllare
- Nel passo File, nel campo File CSV, scegliere il file e premere Carica.
- Nel passo Colonne controllare che ogni colonna sia abbinata al campo giusto: Tessera, Codice a barre, Data del prestito, Scadenza. Le altre si ignorano con — ignora —. La pagina avverte se mancano le date.
- Premere Verifica il file.
- Nel passo Verifica leggere la colonna Esito di ogni riga: Nuovo oppure Errore, con la spiegazione in Dettagli. Per vedere solo le righe da correggere spuntare Mostra solo gli errori.
- Se la pagina scrive che alcuni prestiti sono già scaduti, controllare che le date siano giuste: quei prestiti vengono importati e compaiono tra i ritardi.
- Se ci sono errori, correggere il file, premere Torna alle colonne, caricarlo di nuovo e verificare ancora. Con anche un solo errore Importa i prestiti resta spento.
Importare
- Premere Importa i prestiti. BiblioViva scrive tutto in una volta.
- Leggere il riepilogo del passo Completato: «… prestiti importati, di cui … già scaduti».
Importante. L'importazione è fatta per il giorno del passaggio e si esegue una volta sola. Un secondo file con gli stessi prestiti dà errore, perché le copie risultano già in prestito.
Risultato
I libri in prestito sono registrati sugli utenti giusti, con le date originali. Aprendo Prestiti, poi Libri in prestito, si ritrovano gli stessi prestiti del vecchio programma; chi li restituisce passa dalla pagina Restituzioni come sempre. Il file originale resta conservato sul computer di BiblioViva.
Dopo l'importazione conviene fare un controllo a campione: leggere con il lettore di codici a barre qualche tessera e qualche etichetta e confrontare i prestiti con il vecchio programma.
Possibili problemi
- Compare «Nessun utente con la tessera …»: il numero non corrisponde a nessun utente. Importare prima l'utente oppure correggere il numero.
- Compare «Nessuna copia con il codice …»: il codice non è in catalogo. Importare prima il catalogo oppure correggere il codice.
- Compare «La copia … è già in prestito»: la copia ha già un prestito in BiblioViva, o compare due volte nel file («Stessa copia già alla riga …»). Togliere il doppione.
- Compare «La copia … è ritirata»: una copia ritirata non si presta. Rimetterla disponibile dalla scheda del libro, oppure togliere la riga.
- Compare «Data del prestito nel futuro» o «La scadenza è prima della data del prestito»: correggere le date.
- Compare «La copia … è di un libro da classificare»: il prestito viene importato, ma al banco quella copia non si presta finché il libro non è classificato: vedere Classificare i libri.
- Per chi arriva da Koha: i prestiti in corso si estraggono con una query già pronta, da eseguire il giorno del passaggio: vedere le istruzioni tecniche.