Importare il catalogo
Questa guida spiega come caricare in BiblioViva i libri e le copie da un file, per esempio quando si abbandona un altro programma. Serve a chi amministra BiblioViva; di solito si fa una volta, all'avvio.
- Tempo: da 30 minuti a due ore, secondo la dimensione del catalogo e la pulizia del file.
- Account:
admin. Un altro account può importare il catalogo solo se la configurazione dei ruoli gli concede il permesso Importa catalogo. - Occorrente: il catalogo in un foglio di calcolo, con una riga per ogni copia.
BiblioViva controlla tutto il file prima di scrivere qualcosa e importa soltanto se non ci sono errori: non esistono
importazioni a metà. Il file è un CSV, cioè un file di testo con una riga per copia e i dati separati da ;, da ,
o da tabulazione; ogni foglio di calcolo lo sa salvare. I dati del libro (titolo, autore, editore…) si ripetono sulle
righe delle sue copie.
Procedura
Preparare il file
- Premere Amministrazione, poi Importazioni, poi Catalogo. Si apre la pagina Importa il catalogo.
- Nel riquadro Il modello del file scegliere le colonne e premere Scarica il modello. Il file contiene soltanto la riga delle intestazioni.
- Aprire il modello con un foglio di calcolo e scrivere una riga per ogni copia.
- Salvare il foglio in formato CSV.
I nomi delle colonne sono in inglese e vanno lasciati come nel modello. Le principali:
| Colonna | Contenuto | Gruppo |
|---|---|---|
title, author, publisher | titolo, autore (Cognome, Nome), editore | obbligatorie |
biblio_key | il codice del libro nel vecchio programma: tiene insieme le copie dello stesso libro | chiave |
barcode | il codice a barre già sulla copia | chiave |
classification | il codice del genere (narrativa) o dell'argomento (saggistica) | facoltativa |
reading_level | il livello di lettura (narrativa) | facoltativa |
Sono facoltative anche isbn, subtitle, publication_place, publication_year, physical_description, series,
series_number, subjects, notes, call_number (la segnatura), item_type (il materiale: libro, DVD…), status,
not_for_loan (sì per le copie da consultazione), acquisition_date (AAAA-MM-GG o GG/MM/AAAA), item_notes e
altre ancora: l'elenco completo è nel riquadro Il modello del file. Lo stato si scrive available, lost, damaged,
in_repair o withdrawn; le parole italiane (disponibile, perso, danneggiato, in riparazione, ritirato) sono
accettate.
Le chiavi si possono lasciare fuori. Senza biblio_key le copie dello stesso libro si raggruppano per ISBN; senza
barcode BiblioViva genera il codice di ogni copia e alla fine si stampano le etichette. Un libro senza
classification viene importato lo stesso, ma finisce nell'elenco Da classificare e le sue copie non si prestano
finché qualcuno non lo classifica.
Nota. Il codice a barre di una copia non può avere la forma del numero di una tessera: le copie e le tessere non possono mai essere confuse (vedere Scegliere i formati dei codici a barre).
Caricare il file
- Nel passo File, nel campo File CSV, scegliere il file e premere Carica.
- Nel passo Colonne controllare che ogni colonna sia abbinata al campo giusto. Le colonne con i nomi del modello sono riconosciute da sole; per le altre scegliere il campo nel menu, oppure — ignora — per non usarle. La scelta viene ricordata per la prossima importazione.
- Leggere gli avvisi sotto le colonne: se mancano le chiavi o la classificazione, la pagina dice che cosa succederà.
- Se in alcune righe mancano l'autore o l'editore, spuntare la casella «Valori speciali quando mancano autore o
editore»: nei campi vuoti BiblioViva scrive
Anonimoes.n., come nella catalogazione. Senza la spunta quelle righe sono errori. - Premere Verifica il file.
Controllare il file
- Nel passo Verifica leggere la colonna Esito di ogni riga: Nuovo, Aggiorna, Invariato o Errore. La colonna Dettagli spiega gli errori. Per vedere solo le righe da correggere spuntare Mostra solo gli errori.
- Sopra le righe la pagina riassume i titoli nuovi e quelli già in catalogo, le copie che riceveranno un codice nuovo e i titoli da classificare.
- Se copie dello stesso libro hanno livelli di lettura diversi, la pagina chiede se attivare il livello per copia. Premere Sì, livello per copia per tenere il livello su ogni copia: la scelta vale per tutto il catalogo e sposta sulle copie il livello dei libri già presenti. Premere No, sono errori da correggere per correggere il file.
- Se ci sono errori, correggere il file, premere Torna alle colonne, caricarlo di nuovo e verificare ancora. Con anche un solo errore Importa resta spento.
Importare
- Premere Importa. BiblioViva scrive tutto in una volta. Il passo Completato riassume i numeri: titoli nuovi, copie aggiunte, titoli già presenti, copie saltate.
- Se alcune copie non avevano il codice a barre, premere Stampa le etichette delle copie senza codice: vedere Stampare le etichette dei libri.
- Premere Vai al catalogo per controllare i libri.
Risultato
I libri e le copie sono in catalogo. Le copie con un codice a barre già sulla copia tengono le etichette che hanno; le altre hanno un codice nuovo, da stampare. I libri senza classificazione sono nell'elenco Da classificare: vedere Classificare i libri. Il file originale resta conservato sul computer di BiblioViva. Importare due volte lo stesso file non crea doppioni: le copie già presenti vengono saltate.
Possibili problemi
- Compare «Classificazione non presente nella configurazione»: il codice scritto in
classificationnon è né un genere né un argomento. Correggere il file oppure aggiungere il codice: vedere Modificare la classificazione e i livelli di lettura. - Compare «Il codice … è già di un'altra copia in catalogo»: lo stesso codice a barre è su due libri diversi. Correggere il codice nel file.
- Compare «Manca l'autore» o «Manca l'editore»: compilare la cella oppure spuntare i valori speciali.
- Compare «ISBN non valido»: correggere l'ISBN o lasciare vuota la cella.
- Compare «Tutte le copie del file sono già in catalogo: non c'è niente da importare.»: il file è già stato importato.
- Per chi arriva da Koha: il catalogo si estrae con una query già pronta; il file prodotto è separato da tabulazioni e va caricato com'è: vedere le istruzioni tecniche. I nomi delle colonne di Koha cambiano da una versione all'altra: chi esegue la query li controlla prima.