Importare gli alunni
Questa guida spiega come caricare in BiblioViva l'elenco degli alunni da un file, all'inizio dell'anno scolastico o quando si abbandona un altro programma. Serve a chi amministra BiblioViva.
- Tempo: da 15 a 30 minuti, secondo la correzione del file.
- Account:
admin. Un altro account può importare gli alunni solo se la configurazione dei ruoli gli concede il permesso Importa utenti; per rimuovere gli alunni che mancano dal file serve anche il permesso Anonimizza, che ha l'accountadmin. - Occorrente: l'elenco degli alunni in un foglio di calcolo (nome, cognome, classe) e le classi già create: vedere Impostare le classi.
BiblioViva controlla tutto il file prima di scrivere qualcosa e importa soltanto se non ci sono errori: non esistono
importazioni a metà. Il file è un CSV, cioè un file di testo con una riga per alunno e i dati separati da ; o da
,; ogni foglio di calcolo lo sa salvare.
Procedura
Preparare il file
- Premere Amministrazione, poi Importazioni, poi Studenti. Si apre la pagina Importa studenti.
- Nel riquadro Il modello del file scegliere le colonne. Quelle sotto Obbligatorie sono sempre nel modello; quelle sotto Chiavi e Facoltative si scelgono con le caselle.
- Per la classe scegliere una delle due forme, sotto La classe: In una colonna (class: 3A) oppure In due colonne (level: 3, section: A).
- Premere Scarica il modello. Il file contiene soltanto la riga delle intestazioni.
- Aprire il modello con un foglio di calcolo e scrivere una riga per alunno.
- Salvare il foglio in formato CSV.
I nomi delle colonne sono in inglese e vanno lasciati come nel modello:
| Colonna | Contenuto | Gruppo |
|---|---|---|
first_name, last_name | nome e cognome | obbligatorie |
class | la classe in una colonna: 3A, 3 A, 3ª A | obbligatoria, in alternativa a level e section |
level, section | l'anno (3) e la sezione (A) in due colonne | obbligatorie, in alternativa a class |
card_number | il numero della tessera che l'alunno ha già | chiave |
external_id | la matricola del registro elettronico | chiave |
email | l'indirizzo email | facoltativa |
Le chiavi servono a riconoscere chi è già in archivio e si possono lasciare fuori. Senza card_number BiblioViva genera
una tessera nuova per ogni alunno; senza external_id chi è già in archivio si riconosce dal nome e dalla classe.
Nota. L'importazione non crea classi: ogni classe nominata nel file deve esistere in Classi. Sono accettati i file in
UTF-8 e in Windows-1252, con separatore ;, ,, tabulazione o |. Le righe vuote vengono ignorate.
Caricare il file
- Nel passo File, nel campo File CSV, scegliere il file.
- Premere Carica. Si apre il passo Colonne.
- Controllare che ogni colonna del file sia abbinata al campo giusto. Le colonne con i nomi del modello sono riconosciute da sole; per le altre scegliere il campo nel menu, oppure — ignora — per non usarle. Se il file ha la riga delle intestazioni, la casella La prima riga è un'intestazione è spuntata.
- Se manca una colonna obbligatoria, la pagina scrive quali: «Mancano le colonne obbligatorie: …». Il pulsante Verifica il file resta spento finché non sono tutte abbinate.
Scegliere che cosa fare
- Nel campo Modalità scegliere Aggiungi e aggiorna per un file con alunni nuovi o con le classi aggiornate: chi è già in archivio viene aggiornato, gli altri vengono creati.
- Scegliere Sincronizza studenti soltanto se il file è l'elenco completo degli alunni della scuola: chi manca dal file viene elencato e, con una conferma, rimosso. I docenti non vengono mai toccati.
- Nel campo Utenti già presenti scegliere che cosa fare di una riga che corrisponde a un alunno già in archivio: Aggiorna (il normale), Salta oppure Crea comunque.
Controllare il file
- Premere Verifica il file. Si apre il passo Verifica, con una riga per ogni alunno.
- Leggere la colonna Esito: ogni riga è Nuovo, Aggiorna, Invariato o Errore. La colonna Dettagli spiega gli errori. Per vedere solo le righe da correggere spuntare Mostra solo gli errori.
- Se nel file non ci sono numeri di tessera, la pagina dice quante tessere nuove verranno generate.
- Se due alunni in archivio hanno lo stesso nome e cognome, la pagina chiede di scegliere quale aggiornare, con Scegli l'utente, oppure Crea un nuovo utente. Poi verificare di nuovo.
- Con la sincronizzazione compare l'elenco degli alunni presenti in archivio ma assenti dal file. Per toglierli spuntare Rimuovi questi studenti dall'archivio (anonimizzazione immediata).
- Se ci sono errori, correggere il file con il foglio di calcolo, premere Torna alle colonne, caricare di nuovo il file e rifare la verifica. Con anche un solo errore Importa resta spento.
Attenzione. La rimozione cancella subito e per sempre nome, cognome, contatti, matricola, numero di tessera e foto; restano la classe e le statistiche. Non si può annullare. Chi ha prestiti in corso non viene rimosso: prima i libri vanno restituiti.
Importare
- Premere Importa. BiblioViva scrive tutto in una volta. Il passo Completato riassume i numeri: «… nuovi, … aggiornati, … invariati, … rimossi».
- Per le tessere dei nuovi alunni premere Stampa le tessere dei nuovi: vedere Stampare le tessere di una classe.
- Per le foto premere Censimento foto.
Risultato
Gli alunni sono in archivio, ciascuno nella sua classe e con la sua tessera. Il file originale resta conservato sul computer di BiblioViva e l'importazione compare nel Registro operazioni. Caricare di nuovo lo stesso file non crea doppioni: tutte le righe risultano Invariato.
Possibili problemi
- Una classe non viene riconosciuta: la riga segnala che la classe non è stata trovata ed elenca le classi valide. Creare la classe in Classi oppure correggere il nome nel file, poi verificare di nuovo.
- Compare «Numero tessera già assegnato a un altro utente»: due persone hanno lo stesso numero di tessera, nel file o in archivio. Correggere il numero nel file.
- Compare «Numero tessera uguale o simile al codice di una copia»: il numero ha la forma del codice di un libro: le tessere e le copie non possono mai essere confuse. Lasciare vuota la cella: BiblioViva genera il numero.
- Una cella vuota non cancella niente: una tessera vuota nel file lascia all'alunno la tessera che ha già.
- Il pulsante Importa non si attiva perché ci sono ancora righe con Errore: leggere la colonna Dettagli.
- Per chi arriva da Koha: gli studenti si estraggono con una query già pronta, che produce un file con i nomi delle colonne giusti e i numeri di tessera già in uso: vedere le istruzioni tecniche. I nomi delle colonne di Koha cambiano da una versione all'altra: chi esegue la query li controlla prima.