Togliere una copia smarrita o rovinata

La copia non si cancella: cambia stato e resta nell'archivio, con il motivo, per tutta la vita del catalogo. Gli stati sono questi:

• Disponibile: la copia sta sullo scaffale e si presta.
• Smarrito: la copia non si trova. Non si presta.
• Danneggiato: la copia è rovinata ma si presta ancora; per fermarla scegliere In riparazione.
• In riparazione: la copia è fuori dallo scaffale per essere sistemata. Non si presta.
• Ritirato: la copia è stata tolta dalla biblioteca. Non si presta mai, nemmeno forzando il prestito. Quando tutte le copie di un libro sono ritirate, il libro sparisce dalle ricerche del catalogo.

Procedura

Cambiare lo stato di una copia

1. Aprire la scheda del libro da Catalogo, vedere Cercare un libro.

2. Nella scheda Copie trovare la riga della copia dal Codice.

3. Premere l'icona della chiave inglese sulla riga della copia (il suggerimento dice «Stato della copia …»). Si apre la finestra con il codice della copia nel titolo.

   

4. In Nuovo stato scegliere Smarrito, Danneggiato, In riparazione, Ritirato oppure Disponibile.

5. In Motivo (facoltativo, registrato) scrivere perché, per esempio «perso da un alunno» o «pagine strappate». Il motivo resta nel registro delle operazioni di quella copia.

6. Premere Cambia stato. Un avviso conferma «Stato aggiornato» e la riga mostra lo stato nuovo.

Una copia in prestito si può segnare Smarrito: il prestito si chiude e la copia risulta smarrita, anche nella scheda dell'utente. Una copia in prestito non si può ritirare: compare «La copia è in prestito: prima registra la restituzione.». Registrare la restituzione al banco e poi ritirare la copia.

Cambiare lo stato di molte copie insieme

Per togliere molte copie in una volta, per esempio dopo una revisione dello scaffale, si usa la selezione del catalogo.

1. Aprire Catalogo e cercare i libri interessati, vedere Cercare un libro.
2. Selezionare i libri con Ctrl + clic (o Maiusc + clic per un gruppo) sulle righe.
3. Premere Modifica le copie dei selezionati. Si apre la finestra Modifica le copie, che dice su quante copie lavora.
4. In Cosa cambiare scegliere Stato.
5. In Nuovo valore scegliere lo stato, per esempio Ritirato.
6. Scrivere il Motivo: è obbligatorio per le copie perse e ritirate.
7. Premere Controlla. La finestra dice quante copie cambiano e quali restano come sono: le copie in prestito restano come sono finché non vengono restituite.
8. Premere Applica a N copie. Un avviso conferma «N copie modificate».

Rimettere in servizio una copia

1. Aprire la scheda del libro e premere l'icona della chiave inglese sulla riga della copia.
2. In Nuovo stato scegliere Disponibile e premere Cambia stato.

Una copia smarrita che ricompare si può anche restituire al banco con Restituzioni: torna disponibile da sola.

Eliminare una copia inserita per errore

L'eliminazione serve solo per gli errori di catalogazione e solo per una copia mai prestata.

1. Premere l'icona del cestino sulla riga della copia.
2. Nella finestra «Eliminare la copia …?» premere Elimina copia. Un avviso conferma «Copia eliminata».

Risultato

Possibili problemi

• Compare «La copia è in prestito: prima registra la restituzione.»: una copia in prestito non si ritira. Registrare la restituzione, vedere Restituire un libro, poi cambiare lo stato.
• Compare «La copia ha prestiti registrati: va ritirata, non eliminata.»: una copia già prestata non si elimina, per non perdere lo storico. Scegliere Ritirato.
• Un libro ritirato non si trova più in catalogo: spuntare Mostra anche i libri ritirati, vedere Cercare un libro.
• Al banco una copia si rifiuta con «risulta … e non può essere prestato»: la copia ha uno stato che non permette il prestito. Aprire la scheda del libro e controllare lo stato: se il libro è di nuovo sullo scaffale scegliere Disponibile.
• Molte copie risultano smarrite dopo l'inventario: le copie non lette alla chiusura dell'inventario sono segnate Smarrito; vedere Fare l'inventario per come annullare la chiusura entro una settimana.

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